Kliknij ten link, aby przejść do panelu logowania.
Teraz do wszystkich płatnych Serwisów internetowych
Wydawnictwa Podatkowego GOFIN loguj się w jednym
miejscu.


Po zalogowaniu znajdziesz menu z linkiem do swojego
konta abonenta i dodatkowych opcji.

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
95 720 85 40
 
Aktualnie jesteś: Sklep (strona główna)  »  Inne produkty  »  Dodatki do Czasopism 2022 w formie papierowej  »   Elektronizacja dokumentacji pracowniczej

Elektronizacja dokumentacji pracowniczej

Dodatek tematyczny nr 19 do Ubezpieczeń i Prawa Pracy nr 20 (566)
z dnia 10.10.2022
W prenumeracie Ubezpieczeń i Prawa Pracy wszystkie dodatki GRATIS!
Cennik
Publikacje 2022
Lp. Produkt Cena Ilość  
1. Dodatek tematyczny nr 19 do Ubezpieczeń i Prawa Pracy nr 20 (566) z dnia 10.10.2022 18,50 zł
(17,13 zł + 8% VAT)
szt.
UWAGA: Przy zamówieniach większej ilości tego samego dodatku udzielamy rabatów.
Szczegółowe informacje uzyskasz dzwoniąc pod nr tel.: 95 720 85 40.
Proszę o kontakt
Interesuje Cię ten produkt? Masz pytanie? Zadzwoń: 95 720 85 40, napisz e-mail: sklep@gofin.pl
lub zostaw swój numer - oddzwonimy.
Proszę o kontakt telefoniczny:
Dane osobowe (imię i nazwisko oraz numer telefonu), będą przetwarzane w celu kontaktu telefonicznego w związku z zamówioną usługą "Proszę o kontakt". Dane będą przetwarzane do czasu zrealizowania usługi.
Informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych  
  1. Administratorem Twoich danych osobowych jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. z siedzibą w Gorzowie Wlkp. (66-400), ul. Owocowa 8.
  2. Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych jest możliwy pod adresem e-mail: iod@gofin.pl.
  3. Masz prawo do:
    1. żądania od Administratora dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania.
    2. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania.
    3. przenoszenia danych.
    4. cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych w określonym celu, jeżeli taka zgoda została wyrażona.
    5. wniesienia skargi do organu nadzorczego w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez Administratora.
  4. Administrator gwarantuje poufność wszelkich przekazanych mu danych osobowych.
  5. Dane osobowe są gromadzone z należytą starannością i odpowiednio chronione przed dostępem do nich przez osoby do tego nieupoważnione.
  6. Administrator nie udostępnia przekazanych mu danych osobowych jakimkolwiek podmiotom trzecim.
  7. Administrator informuje niniejszym Użytkownika, że powierza przetwarzanie danych osobowych następującym podmiotom:
    1. ATMAN S.A. - w celu przechowywania danych osobowych na serwerach dedykowanych w związku z umową hostingu.
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. ze szczególną troską chroni przekazane dane i zapewnia ich bezpieczeństwo na najwyższym poziomie, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi. Zasady postępowania z danymi osobowymi oraz wykorzystywania plików cookies i innych technologii w ramach elektronicznych usług Wydawnictwa opisuje nasza Polityka prywatności i plików cookies.
Informacje
Opis dodatku
Spis treści

Elektronizacja dokumentacji pracowniczej

Dodatek tematyczny nr 19 do Ubezpieczeń i Prawa Pracy nr 20 (566) z dnia 10.10.2022

Liczba stron - 48

Format - B5

Rodzaj okładki - miękka

Możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej elektronicznie wprowadziła ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. poz. 357). Przepisy dotyczące elektronizacji dokumentacji pracowniczej budzą jednak wiele wątpliwości praktycznych, dlatego przygotowaliśmy dla Państwa dodatek, w którym poruszamy tematykę dotyczącą m.in. zasad przeprowadzania elektronizacji dokumentacji pracowniczej oraz technicznych wymagań w tym zakresie, postępowania w razie zmiany postaci dokumentacji, a także elektronizacji akt osobowych, elektronizacji w obszarze czasu pracy oraz wniosków urlopowych.

pokaż fragmenty artykułów

Wprowadzenie

Pracodawca jest obowiązany prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentację pracowniczą), a także przechowywać ją w sposób gwarantujący zachowanie poufności,...

I. Ogólne zasady elektronizacji dokumentacji pracowniczej

Z dniem 1 stycznia 2019 r. zmodyfikowano w art. 94 K.p. treść obowiązku zawartego w powołanym wcześniej...

1. Zmiana postaci dokumentacji i jej odwracalność

Ogólne zasady zmiany postaci dokumentacji pracowniczej wynikają z art. 948 K.p., w którym dopuszczono zmianę...

2. Możliwość etapowego przeprowadzania elektronizacji

Mimo początkowych wątpliwości w tym zakresie przyjęto, że ze względu na możliwość równoczesnego prowadzenia dokumentacji pracowniczej częściowo w postaci papierowej, a częściowo w postaci elektronicznej nie można również ograniczać etapowego wprowadzania elektronicznej...

3. Okresy przechowywania dokumentacji elektronicznej

Część pracodawców błędnie łączy ze sobą dwa procesy - złożenie w ZUS-ie raportów informacyjnych, czyli ZUS RIA oraz proces elektronizacji dokumentacji pracowniczej, przyjmując, że elektronizacja musi być poprzedzona złożeniem...

4. Dostęp pracownika do e-dokumentacji

Pracownik ma prawo wglądu do akt osobowych, a od dnia 1 stycznia 2019 r. przewidziano także wprost w przepisie ...

5. Dołączanie dokumentów papierowych do e-dokumentacji

Przeprowadzenie procesu elektronizacji dokumentacji nie oznacza, że w obiegu nie pojawią się już żadne dokumenty papierowe, dlatego ustawodawca przewidział standard postępowania w takich przypadkach. Otóż zgodnie z ...

II. Techniczne wymagania dotyczące elektronizacji dokumentacji pracowniczej

Do końca 2018 r. w przepisach prawa pracy nie było żadnej regulacji dotyczącej technicznych wymagań co do aplikacji wykorzystywanych w działach kadr i płac, a już od wielu lat są skutecznie wykorzystywane aplikacje...

1. Wymagania dla systemu teleinformatycznego

Zgodnie z § 9 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej,...

2. Rodzaje plików, jakie mogą być przechowywane

Z rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej wynika, że w systemie do archiwizacji dokumentacji pracowniczej przechowywane są dokumenty zapisane albo w postaci plików lub jako rekordy (dane) zapisane w bezie(ach) danych. Konkretny format dotyczy...

3. Metadane

Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej wprowadziło na grunt przepisów prawa pracy pojęcie metadanych, które jednak nie zostało zdefiniowane, a więc musimy odwołać się do jego ogólnego rozumienia. Najogólniejsza definicja metadanych...

4. Zasady przenoszenia danych pomiędzy systemami teleinformatycznymi

W rozdziale 4 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej uregulowano...

III. Zasady postępowania w razie zmiany postaci dokumentacji

Ustawodawca przyjął, że pracownicy powinni mieć wiedzę na temat postaci, w jakiej jest prowadzona ich dokumentacja pracownicza, gdyż wpływa to także na ich uprawnienia, np. możliwość wysłania wniosku elektronicznie...

1. Obowiązek informacyjny 1- lub 2-etapowy

W Kodeksie pracy obowiązku informacyjnego dotyczą dwa przepisy - art. 949 § 1 oraz...

2. Treść i sposób doręczenia informacji o zmianie postaci przechowywania dokumentacji pracowniczej

Zakres obowiązku informacyjnego różni się przedmiotowo, jeśli chodzi o pracowników i byłych pracowników i co więcej również sama nazwa pisma przekazywanego tym dwóm grupom pracowników także powinna być różna. W przypadku pracowników,...

3. Zasady wydawania poprzedniej postaci dokumentacji pracownikom

Sposób wydania poprzedniej postaci dokumentacji także jest uregulowany częściowo w Kodeksie pracy, a częściowo w rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej. Z Kodeksu pracy wynika tylko ogólna regulacja, zgodnie z którą w przypadku nieodebrania poprzedniej postaci...

IV. Elektronizacja akt osobowych

W ramach procesu elektronizacji dokumentacji pracowniczej z całą pewnością najbardziej skomplikowanym i czasochłonnym jej etapem będzie elektronizacja akt osobowych, która zresztą najczęściej następuje na końcu procesu przechodzenia na elektroniczną dokumentację, gdyż...

1. Audyt akt osobowych przed wdrożeniem e-teczek

Punktem wyjścia przy wdrażaniu elektronizacji w zakresie akt osobowych jest ponowne przyporządkowanie dokumentów do poszczególnych części e-teczki i jednoczesne przeprowadzenie audytu RODO w archiwalnych teczkach akt osobowych. Na tym etapie warto...

2. Dodatkowe zbiory dokumentów

Planując elektronizację akt osobowych trzeba zastanowić się nad tym, czy poza klasycznym podziałem akt osobowych na części A-D nie warto wprowadzić dodatkowych części e-dokumentacji, które w przyszłości ułatwią korzystanie...

3. Podział części B akt osobowych na podczęści

Od 1 stycznia 2019 r., zgodnie z § 4...

4. Kontynuowanie e-teczek i nowe e-teczki

Zagadnienie kontynuowania e-teczki ma związek ze zdarzającymi się w praktyce sytuacjami, gdy pracownik wraca do pracodawcy ponownie do pracy po przerwie nawet kilkuletniej. W tym zakresie obowiązuje ogólna zasada dotycząca...

V. Elektronizacja w obszarze czasu pracy

Elektronizacja w obszarze dokumentacji czasu pracy jest skomplikowana z dwóch względów, przede wszystkim dzięki temu, że w Kodeksie pracy istnieje kilka przepisów, które ciągle wymuszają formę pisemną dla niektórych wniosków składanych...

1. Zasady podziału dokumentacji pracowniczej dotyczącej czasu pracy na zbiory

Dokumentacja indywidualna z zakresu czasu pracy nie stanowi jednego zbioru w ramach dokumentacji pracowniczej, gdyż ostatecznie w stanowisku Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 15 kwietnia 2019 r. przyjęto, że dzieli się ona...

2. Dokumenty zbiorowe przechowywane na innych zasadach

W ramach dokumentów związanych z czasem pracy nie wszystkie dokumenty mają charakter indywidualny, a więc nie wszystkie wchodzą w zakres pojęcia "dokumentacja pracownicza" w rozumieniu obowiązującym od dnia 1 stycznia 2019 r. W przypadku czasu...

3. Obligatoryjna dokumentacja papierowa

W Kodeksie pracy w dziale VI dotyczącym czasu pracy istnieje ciągle kilka przepisów, które wymagają złożenia wniosku pisemnego przez pracownika, co znacząco utrudnia proces elektronizacji dokumentacji w tym obszarze, komplikując także...

4. Możliwość stosowania plików Excel w obszarze czasu pracy

Wprowadzenie od dnia 1 stycznia 2019 r. wymagań technicznych dotyczących dokumentacji pracowniczej spowodowało, że powszechnie używany w działach HR plik Excel nie może już służyć jako narzędzie do przechowywania dokumentacji...

VI. Elektronizacja wniosków urlopowych

Samodzielną część pozostałej dokumentacji pracowniczej stanowią wnioski urlopowe, ale opisując ten zbiór dokumentów należy zwrócić uwagę na brzmienie przepisu rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, które wskazuje, że należy przechowywać:...

1. Zakres wniosków podlegających elektronizacji

Dokumentacja urlopowa jest bardzo jednolita, gdyż składa się tak naprawdę z jednego rodzaju wniosku dotyczącego urlopu wypoczynkowego oraz ewentualnie z dokumentów związanych z przesuwaniem czy odwołaniem pracownika z urlopu. Biorąc pod uwagę...

2. Elektroniczne plany urlopów

Część pracodawców prowadzi plany urlopowe, które mają charakter zbiorczy i obejmują pracowników z danego obszaru/działu czy wręcz z całej firmy, co spowodowało pytania w praktyce, czy takie plany powinny być przechowywane w dokumentacji...

VII. Zmiany ułatwiające elektronizację dokumentacji pracowniczej

W 2022 r. procedowanych jest kilka nowelizacji przepisów prawa pracy i prawa podatkowego, które ułatwią działom kadr i płac prowadzenie elektronicznej dokumentacji. Z całą pewnością należy zwrócić uwagę na trzy ustawy lub projekty...

1. Oświadczenia podatkowe składane od dnia 1 stycznia 2023 r.

Zgodnie z nowym art. 31a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym...

2. Wnioski związane z rodzicielstwem

Nowelizacja Kodeksu pracy wdrażająca tzw. dyrektywę work-life balance wprowadzi możliwość złożenia większości wniosków w postaci elektronicznej, co będzie ogromnym przełomem, gdyż dotychczas wnioski o każdy urlop związany z rodzicielstwem musiały mieć...

3. Oświadczenia i dokumenty związane z wdrożeniem pracy zdalnej

Przepisy dotyczące pracy zdalnej będą pozwalały w zasadzie na całkowite pominięcie papierowych wniosków oraz oświadczeń i możliwe będzie wdrożenie w organizacji pracy zdalnej wyłącznie z zastosowaniem dokumentów elektronicznych. Ponadto, jeśli pracodawca zdecyduje,...

4. Oświadczenia związane z kontrolą trzeźwości

Wdrożenie przez pracodawcę kontroli trzeźwości lub kontroli na obecność w organizmie pracownika innych środków działających podobnie do alkoholu będzie wymagało od pracodawcy przede wszystkim wprowadzenia zmian do regulaminu pracy...

5. Oświadczenia związane z zatrudnianiem pracowników

Również zmiany wdrażające dyrektywę w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej przewidują możliwość, aby niektóre dokumenty, dla których dzisiaj jest jeszcze wymagana forma pisemna mogły być przekazane pracownikowi...

Dodano do Twojego koszyka ×
Produkt
Cena brutto
Ilość
Wartość
Trwa dodawanie produktu do koszyka Trwa dodawanie produktu do koszyka.
« Kontynuuj zakupy
Przejdź do Twojego koszyka »
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.