KSeF - zasady fakturowania elektronicznego w 2026 r.

WSTĘP

Krajowy System e-Faktur (KSeF) służy m.in. do wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych w formie elektronicznej. Obecnie wystawianie faktur ustrukturyzowanych (e-faktur) z wykorzystaniem KSeF odbywa (...)

INFORMACJE PODSTAWOWE

KSeF - komu i do czego potrzebny

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system teleinformatyczny prowadzony przez Szefa KAS. Od 1 lutego 2026 r. - zgodnie z art. 106nb ustawy o VAT - (...)

Termin wdrożenia obowiązkowego KSeF

Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych (e-faktur) w KSeF będzie wprowadzany etapowo, tj.: od 1 lutego 2026 r. dla podatników, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) (...)

Odroczenie terminu wystawiania e-faktur i nakładania kar

Ustawodawca przewidział w niektórych sytuacjach późniejsze wejście obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Mianowicie w okresie od dnia 1 kwietnia 2026 r. do dnia 31 grudnia 2026 (...)

Wyłączenia z obowiązku wystawiania e-faktur

Obowiązek wystawiania e-faktur nie będzie dotyczył (patrz: art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT): 1) dokumentowania czynności przez podatnika: a) nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani (...)

Przygotowanie do obowiązkowego KSeF

Wystawianie faktur ustrukturyzowanych to ogromne wyzwanie, do którego warto przygotować się dużo wcześniej, aby sprostać temu obowiązkowi. W prace muszą być bowiem zaangażowani nie tylko (...)

Zasady uwierzytelniania oraz nadawanie uprawnień

Krajowy System e-Faktur jest oparty na modelu poświadczeń. Mianowicie wymagane jest uwierzytelnienie i autoryzacja danej osoby/podmiotu w KSeF. Po uwierzytelnieniu w systemie dana osoba lub (...)

Sposoby uwierzytelniania w KSeF

Korzystanie z KSeF nie wymaga zakładania konta, ale konieczne jest uwierzytelnienie się w systemie. Poprzez uwierzytelnienie należy rozumieć potwierdzenie tożsamości danej osoby fizycznej lub podmiotu (...)

Wyznaczenie osób oraz nadanie im uprawnień w KSeF

Podatnik prowadzący działalność gospodarczą jako osoba fizyczna może korzystać z KSeF w pełnym zakresie. Może m.in. wystawiać/odbierać faktury, nadawać/odbierać uprawnienia (np. pracownikowi do wystawiania faktur (...)

Zawiadomienie ZAW-FA o nadaniu/odebraniu uprawnień

W przypadku podatników niebędących osobami fizycznymi lub podmiotów niebędących osobami fizycznymi (nieposiadających możliwości uwierzytelnienia się za pomocą danych weryfikowanych za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej) nadawanie (...)

DOKUMENTOWANIE TRANSAKCJI PO WPROWADZENIU OBOWIĄZKOWEGO KSEF

Faktura od 1 lutego 2026 r.

Faktura to jeden z podstawowych dokumentów (obok paragonu fiskalnego) potwierdzających dokonanie sprzedaży towaru lub świadczenie usługi. Generalnie faktury wystawia się dla podmiotów prowadzących działalność gospodarczą, (...)

Narzędzia do wystawiania e-faktur

Fakturę ustrukturyzowaną będzie można wystawić bezpośrednio przy użyciu komercyjnych programów finansowo-księgowych podatnika (od 1 lutego 2026 r. faktury te będą przesyłane do środowiska produkcyjnego za (...)

Kroki wystawienia faktury w KSeF

Chcąc wystawić fakturę w KSeF, podatnik powinien wykonać kilka kroków (które są niezależne od rodzaju programu, z którego będzie on korzystał), tj.: weryfikacja zakresu posiadanych (...)

Struktura logiczna FA(3)

Obowiązująca od 1 września 2023 r. struktura logiczna FA(2) będzie stosowana do 31 stycznia 2026 r. Natomiast od 1 lutego 2026 r. obowiązującym wzorem faktury (...)

Główne elementy i założenia formatu pól

Struktura logiczna FA(3) - główne elementy Naglowek element zawierający dane techniczne (kod i wariant formularza, nazwę programu do wystawiania faktur, z którego korzysta podatnik, datę (...)

Wypełnianie FA(3) - dane sprzedawcy, nabywcy i podmiotu trzeciego

Dane sprzedawcy i nabywcy Podmiot1 to element FA(3) zawierający dane sprzedawcy. Natomiast Podmiot2 to element FA(3) zawierający dane nabywcy. W elementach tych trzeba będzie podać (...)

Załączniki do e-faktury

Od 1 lutego 2026 r. będzie możliwe wystawianie i przesyłanie w KSeF faktur ustrukturyzowanych wraz z załącznikiem. Z art. 106gba ust. 1 ustawy o VAT (...)

Zgłoszenie o zamiarze wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem

Możliwość wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem nie będzie dostępna domyślnie dla wszystkich podatników. Podatnik, który będzie zamierzał wystawiać i przesyłać do KSeF (...)

Rezygnacja z załączników do faktur

Chcąc zrezygnować z załączników do e-faktur podatnik będzie składał do Szefa KAS zgłoszenie o zamiarze zaprzestania wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem. Będzie (...)

Odebranie możliwości wystawiania faktur z załącznikami

Możliwość wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem będzie odbierana: 1) po otrzymaniu przez podatnika powiadomienia od Szefa KAS o odebraniu możliwości wystawiania i (...)

Identyfikator płatności

Nabywca towaru lub usługi (czynny podatnik VAT), dokonując płatności na rzecz innego czynnego podatnika VAT za faktury ustrukturyzowane oraz faktury wystawione w trybie Offline24 i (...)

Skuteczne wystawienie e-faktury

Numer KSeF faktury

Numer KSeF to unikalny numer, który identyfikuje fakturę w systemie. Numer ten generowany jest automatycznie przez KSeF i jest wskazywany w Urzędowym Poświadczeniu Odbioru (UPO) (...)

Urzędowe Poświadczenie Odbioru

Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO) dokumentu elektronicznego KSeF to dokument wydawany przez system MF w przypadku przesłania do KSeF pliku XML, zgodnego ze strukturą logiczną e-faktury (...)

TRYBY WYSTAWIANIA FAKTUR

Tryb Online

Podstawowy tryb wystawiania faktur w KSeF to tryb Online. Zasady wystawiania, otrzymywania i udostępniania faktur ustrukturyzowanych w trybie Online reguluje art. 106na ustawy o VAT. (...)

Tryb Offline24

Zasady wystawiania, otrzymywania i udostępniania faktur ustrukturyzowanych w trybie Offline24 uregulowano w art. 106nda i art. 106nha ustawy o VAT. Zgodnie z wyjaśnieniami MF (zamieszczonymi (...)

Tryb Offline - Niedostępność KSeF

Zasady wystawiania, otrzymywania i udostępniania faktur ustrukturyzowanych w trybie Offline - Niedostępność KSeF uregulowano w 106nh ustawy o VAT. MF wyjaśniło, że tryb offline to (...)

Tryb Awaryjny

Tryb Awaryjny to rozwiązanie, z którego będzie można skorzystać w przypadku ogłoszenia komunikatu o awarii KSeF (w BIP MF oraz w oprogramowaniu interfejsowym). Dzięki temu (...)

Tryb Awarii Całkowitej

Tryb Awaria Całkowita to z założenia sytuacje nadzwyczajne, tj. zagrożenie kraju lub jego infrastruktury. Wprowadzenie procedury postępowania na wypadek takich okoliczności wynika z ogólnej sytuacji (...)

OZNACZANIE FAKTUR KODAMI QR

Zasady stosowania kodów QR

Jak już wyjaśnialiśmy, po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF, w określonych sytuacjach podatnicy będą zobowiązani do stosowania kodów QR. Kod QR to graficzna postać linku prowadzącego do (...)

Brak możliwości zamieszczenia kodu QR na wizualizacji faktury

MF wyjaśniło, że w przypadku gdy faktura będzie przesyłana odbiorcy w formacie ustrukturyzowanych danych uniemożliwiających naniesienie kodu (linku lub kodu QR) bezpośrednio na fakturę, podatnik (...)

Dwuetapowy dostęp do faktury z wykorzystaniem kodu QR

Dzięki wprowadzeniu kodów QR będzie istniała możliwość sprawdzenia, czy otrzymana wizualizacja faktury jest zgodna z danymi wprowadzonymi w KSeF. MF wyjaśnia mianowicie, że po zeskanowaniu (...)

Anonimowy dostęp do faktury - bez kodu QR

Usługa tzw. anonimowego dostępu do faktury obowiązująca obecnie (tj. na etapie fakultatywnego KSeF) ma zostać utrzymana w okresie obligatoryjnego KSeF. Nowe rozporządzenie w sprawie korzystania (...)

PRAKTYCZNE PROBLEMY ZWIĄZANE Z KSEF

Weryfikowanie faktury przez KSeF

Niezależnie od rodzaju wystawianej faktury, KSeF będzie sprawdzał: zgodność przesyłanego pliku XML z dedykowaną dla danego typu faktury strukturą logiczną faktury ustrukturyzowanej (FA(3), FA_RR(1) czy (...)

Możliwość edytowania, anulowania lub usunięcia wystawionej faktury

Jeżeli faktura zostanie wysłana do KSeF, przyjęta w systemie i zostanie jej nadany numer identyfikujący ją w KSeF, to będzie oznaczało, że faktura weszła do (...)

Kolejny numer faktury a odrzucenie pliku XML przez KSeF

Zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT, faktura powinna zawierać między innymi kolejny numer faktury nadany w ramach jednej lub więcej (...)

Wizualizacja faktury

Zgodnie z generalną zasadą, nabywca będzie otrzymywał fakturę ustrukturyzowaną przy użyciu KSeF. Niemniej jednak, w kilku ustawowo określonych sytuacjach (np. gdy nabywcą będzie podmiot zagraniczny (...)

Wydatki pracownicze - sposoby wypełniania e-faktury

Od 1 lutego 2026 r. bardzo istotnym zagadnieniem związanym z KSeF będzie identyfikacja faktur dokumentujących wydatki pracownicze (np. zakup paliwa do pojazdu służbowego). Nabywcą towaru (...)

Wydanie nabywcy potwierdzenia transakcji z kodem QR

Wprawdzie nie będzie to regulowane przepisami ustawy ani rozporządzenia, ale w odpowiedzi na potrzeby rynku MF przewidziało możliwość wydania kontrahentowi tzw. potwierdzenia transakcji. Korzystanie z (...)

Weryfikacja duplikatów faktur w KSeF

Zgodnie z wyjaśnieniami MF, w ramach weryfikacji duplikatów faktur KSeF zostanie wdrożony mechanizm ich blokowania. MF podkreśla, że funkcjonalność ta ma dla podatników bardzo duże (...)

SZCZEGÓLNE TRANSAKCJE I PODMIOTY W KSEF

Faktury VAT-RR

Od 1 kwietnia 2026 r. nabywcy produktów rolnych i usług rolniczych od rolników ryczałtowych będą mogli wystawiać faktury VAT RR przy użyciu KSeF (art. 116 (...)

E-faktury w przypadku JST i GV

Regulacje dotyczące ustalenia momentu, od którego podatnik będzie miał obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych, dotyczą w takim samym stopniu jednostek samorządu terytorialnego (JST), grup VAT (GV) (...)

WYJAŚNIENIA RESORTOWE

KSeF w pytaniach i odpowiedziach

Na stronie internetowej MF (www.gov.pl) zamieszczono "Pytania i odpowiedzi" dotyczące KSeF. Poniżej prezentujemy wybrane z nich.

Podstawowe informacje

Co to jest KSeF? Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system służący do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Od 1 lutego 2026 r. KSeF (...)

Zasady wystawiania e-faktur

Jak będą mogły wystawić fakturę osoby prowadzące działalność gospodarczą, a nieposiadające dostępu do internetu, oraz nieobsługujące komputera? Internet jest niezbędny do wystawiania faktur w KSeF. (...)

Tryby wystawiania e-faktur

Co to jest tryb offline24? Tryb offline24 umożliwia wszystkim podatnikom wystawianie e-faktur poza KSeF (zgodnych z wzorem faktury ustrukturyzowanej), np. w przypadku problemów z siecią (...)

KSeF a błędy w fakturach

Czy można wystawić fakturę w KSeF bez NIP sprzedawcy? Nie. NIP sprzedawcy jest obowiązkowy. Bez niego faktura nie zostanie przyjęta w systemie. Czy będzie możliwość (...)

Wizualizacja faktury

Czy wizualizacja faktury może być po angielsku albo dwujęzyczna? Tak. Wizualizacja może być w innym języku, ale musi być zgodna pod względem merytorycznym (po przetłumaczeniu) (...)

Transakcje z podmiotami zagranicznymi a KSeF

Czy faktury od zagranicznych dostawców trzeba raportować do KSeF? Nie. KSeF nie służy do raportowania zakupów od zagranicznych dostawców. System jest przeznaczony do wystawiania faktur (...)

KSeF od strony nabywcy

Czy system automatycznie poinformuje mnie, że ktoś wystawił fakturę dla mojej firmy? Nie, KSeF nie wysyła powiadomień. Twoje oprogramowanie (program księgowy, aplikacja) musi regularnie sprawdzać, (...)

Pozostałe zagadnienia

Czy odbiorca musi akceptować fakturę z KSeF, żeby była ważna? Nie. W KSeF nie jest wymagana akceptacja faktur przez odbiorcę. Faktura jest uznana za otrzymaną (...)

Wybrane interpretacje KIS i interpelacje poselskie

Faktura wystawiona poza KSeF a odliczenie VAT przez nabywcę

Podatnikowi będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT wynikającego z faktury zakupu, której sprzedawca - pomimo obowiązku - nie wystawił w KSeF (przy założeniu, że spełnione (...)

KSeF - wystawianie i odbieranie faktur przez podatników zagranicznych

Podatnik nieposiadający stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce nie będzie miał obowiązku wystawiania i odbioru faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF. (interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej (...)

Mikroprzedsiębiorcy zwolnieni z KSeF z uwagi na obroty - czy wzrośnie limit?

Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w ramach KSeF będzie od 1 lutego 2026 r. dotyczył największych podatników (których wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku przekroczyła w (...)

Otrzymanie faktury w KSeF a termin odliczenia VAT

W związku ze zbliżającym się terminem obligatoryjnego wystawiania faktur w KSeF rośnie liczba wątpliwości związanych z funkcjonowaniem nowego systemu fakturowania. Autor interpelacji poselskiej nr 11189 (...)