Obowiązkowe korzystanie z KSeF w 2026 r. - poradnik podatnika VAT

OBOWIĄZKOWE FAKTUROWANIE ZA POMOCĄ KRAJOWEGO SYSTEMU E-FAKTUR (KSEF)

Ustawą z dnia 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów (...)

Co to jest KSeF?

W świetle obowiązujących przepisów oprócz występujących w obrocie gospodarczym faktur papierowych i elektronicznych podatnicy VAT mają możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, tj. (...)

Termin wdrożenia obowiązkowego KSeF

W wyniku nowelizacji ustawy o VAT obowiązek wystawiania faktur w KSeF nastąpi od: 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, u których wartość sprzedaży (wraz z (...)

Przypadki, których nie będzie dotyczył obowiązek wystawiania e-faktur

Wyłączenia z obowiązku wystawiania e-faktur w KSeF

Obowiązek wystawiania e-faktur, jak wynika z art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT, nie będzie dotyczył: 1) dokumentowania czynności przez podatnika: nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej (...)

Czynności wymienione w rozporządzeniu wykonawczym

Przypadki określone w przepisach wykonawczych wydanych na podstawie art. 106s , w których nie będzie obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych (tj. będą one wystawiane elektronicznie lub (...)

Wyłączenie obligatoryjnego fakturowania w KSeF w okresie przejściowym

Należy podkreślić, że do końca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych będą mogli wystawiać: 1) faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej: jeżeli (...)

UPRAWNIENIA DO KORZYSTANIA Z KSEF

Podmioty korzystające z KSeF od 1 lutego 2026 r.

W myśl art. 106nb ustawy o VAT - w brzmieniu obowiązującym od 1 lutego 2026 r. - z Krajowego Systemu e-Faktur będą mogli korzystać: 1) (...)

Rodzaje uprawnień

W związku z nowelizacją ustawy o VAT wdrażającą obligatoryjny KSeF na etapie prac legislacyjnych znajduje się projekt rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki w sprawie korzystania (...)

Nadawanie i odbieranie uprawnień

Nadawanie oraz odbieranie uprawnień do korzystania z KSeF będzie dokonywane za pomocą oprogramowania interfejsowego, w sposób określony w specyfikacji tego oprogramowania interfejsowego, po weryfikacji posiadanych (...)

Składanie formularza ZAW-FA

W myśl § 5 ust. 1 projektu rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF w przypadku podatników niebędących osobami fizycznymi lub podmiotów niebędących osobami fizycznymi, nieposiadających (...)

Uwierzytelnianie podmiotów korzystających z KSeF

Sposoby uwierzytelniania podmiotów

Zgodnie z § 6 ust. 1 projektu rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF uwierzytelnianie podmiotów korzystających z Systemu będzie wymagało użycia: 1) profilu zaufanego, 2) (...)

Certyfikat KSeF

Zgodnie z § 2 pkt 1 projektu rozporządzenia certyfikatem KSeF będzie certyfikat, o którym mowa w art. 106 nda ust. 7 ustawy o VAT umożliwiający (...)

WYSTAWIANIE FAKTUR USTRUKTURYZOWANYCH

Zgodnie z art. 2 pkt 32a ustawy o VAT faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona przy użyciu KSeF wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w (...)

Struktura logiczna faktur

Ministerstwo Finansów na stronie internetowej https://ksef.podatki.gov.pl/ksef-na-okres-obligatoryjny/informacje-ogolne-ksef-20/faktura-ustrukturyzowana-i-struktura-logiczna-fa udostępniło strukturę logiczną e-Faktury FA(3) oraz broszurę informacyjną dotyczącą tej struktury, która od 1 lutego 2026 r. zastąpi obecnie (...)

Wzór faktury ustrukturyzowanej

Struktura logiczna w wersji FA(2) obowiązuje od 1 września 2023 r. i będzie ona stosowana do 31 stycznia 2026 r. Uwaga Od 1 lutego 2026 (...)

Narzędzia umożliwiające wystawianie faktur ustrukturyzowanych

Fakturę ustrukturyzowaną można wystawić bezpośrednio przy użyciu komercyjnych programów finansowo-księgowych podatnika. Faktury te są przesyłane do KSeF przez API. Uwaga W naszym Wydawnictwie trwają prace (...)

Ogólne założenia formatu danych pliku faktury ustrukturyzowanej

W broszurze wskazano ogólne założenia dotyczące formatu pól. W tym zakresie wyjaśniono m.in., że: formatem pliku jest XML, pola (elementy) w pliku XML przyjmują następujący (...)

Możliwość przesyłania faktur z załącznikiem

Od 1 lutego 2026 r. możliwe będzie wystawianie i przesyłanie w KSeF faktur z załącznikiem, który stanowić będzie integralną część faktur (tj. faktur o złożonych (...)

Numer KSeF identyfikujący fakturę przesłaną do KSeF

Numer KSeF to unikalny numer, który identyfikuje fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Jest nadawany automatycznie przez system po prawidłowym wysłaniu e-faktury do środowiska teleinformatycznego. (...)

Zbiorczy identyfikator płatności

Zbiorczy identyfikator płatności będzie numerem agregującym, nadawanym dla co najmniej dwóch faktur ustrukturyzowanych wystawianych przez danego sprzedawcę. Do wygenerowania identyfikatora zbiorczego konieczne będzie zadeklarowanie listy (...)

Urzędowe Poświadczenie Odbioru KSeF (UPO)

Urzędowe Poświadczenie Odbioru KSeF to dokument wydawany przez system MF potwierdzający, że faktura została prawidłowo dostarczona i zarejestrowana w systemie Krajowego Systemu e-Faktur. Dokument ten (...)

OBOWIĄZEK OPATRZENIA FAKTUR KODEM QR

Udostępnianie nabywcy faktur ustrukturyzowanych w sposób z nim uzgodniony

W określonych ustawowo sytuacjach, poza obowiązkiem wystawienia faktury w KSeF, wystąpi dodatkowo konieczność przekazania nabywcy faktury w sposób uzgodniony. Okoliczności te określa art. 106gb ust. (...)

Faktura wystawiana w trybie online - jeden kod na fakturze

Na fakturze wystawianej w trybie online, przekazywanej nabywcy lub używanej poza KSeF znajdzie się jeden kod QR - zapewniający dostęp do faktury i weryfikację danych (...)

Wystawianie faktur w trybie offline - dwa kody na fakturze

MF wskazało, że na fakturze wystawianej w trybie offline24, offline czy w trybie awaryjnym udostępnianej nabywcy poza KSeF (czyli przed przesłaniem faktury do KSeF) znajdą (...)

TRYBY WYSTAWIANIA E-FAKTUR

Data wystawienia i otrzymania faktury ustrukturyzowanej - tryb online

» Data wystawienia faktury Fakturę ustrukturyzowaną należy uznawać za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF (art. 106na ust. 1 ustawy o VAT). Powyższa zasada (...)

Możliwość wystawiania faktur w trybie offline24

Procedury związane ze stosowaniem trybu offline24 określone są w art. 106nda ustawy o VAT. Z art. 106nda ust. 1 wynika, że podatnik zobowiązany do wystawiania (...)

Zasady postępowania przy wystawianiu faktur

Podatnicy, którzy zdecydują się na wystawianie faktur w trybie offline24, będą zobowiązani do: stosowania wzoru struktury logicznej - od 1 lutego 2026 r. FA(3), wystawienia (...)

Data wystawienia/otrzymania faktury

Za datę wystawienia faktury elektronicznej w trybie offline24 będzie się uznawało datę, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, (...)

Niedostępność Krajowego Systemu e-Faktur (tryb offline)

Tryb offline - jak wskazało MF - to rozwiązanie, z którego będzie można skorzystać między innymi w razie zaplanowanych prac serwisowych KSeF. Dzięki temu rozwiązaniu, (...)

Zasady postępowania

MF wyjaśniło, że podatnik chcąc wystawić fakturę w trybie offline: zastosuje obowiązujący wzór struktury logicznej - od 1 lutego 2026 r. FA(3), wystawi ją w (...)

Data wystawienia/otrzymania faktury

Do faktur elektronicznych wystawionych w okresie trwania niedostępności KSeF będzie się stosowało regulacje właściwe dla trybu offline24 (art. 106nh ust. 4 ustawy). Oznacza to, że (...)

Faktury wystawiane w przypadku awarii KSeF

W przypadku awarii KSeF będą zamieszczane komunikaty o wystąpieniu i zakończeniu awarii KSeF (które wyznaczą okres trwania tej awarii) w: 1) BIP na stronie podmiotowej (...)

Tryb awaryjny

W okresie trwania awarii KSeF (wskazanej w pkt 1) podatnik będzie: wystawiał faktury w postaci elektronicznej (zgodnie ze wzorem udostępnionym przez MF na elektronicznej platformie (...)

Awaria całkowita

Natomiast w przypadku wystawiania faktur w okresie ogłoszonej w środkach społecznego przekazu awarii KSeF (tj. w trybie awarii całkowitej), jak wskazało MF - podatnik: będzie (...)

Tabelaryczne zestawienie trybów wystawiania faktur ustrukturyzowanych

Ministerstwo Finansów na stronie internetowej https://ksef.podatki.gov.pl/ksef-na-okres-obligatoryjny/pliki-do-pobrania-ksef-20/ zamieściło zestawienie trybów wystawiania faktur ustrukturyzowanych, które przedstawiamy poniżej. Źródło: https://ksef.podatki.gov.pl/ksef-na-okres-obligatoryjny/pliki-do-pobrania-ksef-20/

FAKULTATYWNE WYSTAWIANIE E-FAKTUR VAT RR I E-FAKTUR VAT RR KOREKTA

Obecnie na podstawie obowiązujących przepisów ustawy o VAT nie można wystawiać faktur VAT RR w formie faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF. Co do zasady nabywca (...)

Elementy faktury VAT RR wystawianej w formie ustrukturyzowanej

Dane, jakie powinna zawierać faktura VAT RR zostały szczegółowo określone w art. 116 ust. 2-3 ustawy o VAT. W związku z dodanym ust. 3b-3c i (...)

Odliczenie zryczałtowanego zwrotu podatku

W wyniku zmian warunkiem odliczenia zryczałtowanego zwrotu podatku z e-faktury - zgodnie ze znowelizowanym art. 116 ust. 6 ustawy o VAT - będzie: 1) nabycie (...)

Możliwość wystawiania korekt ustrukturyzowanych faktur VAT RR

Fakturę VAT RR wystawioną za pośrednictwem KSeF będzie można skorygować wyłącznie przy użyciu tego Systemu, chyba że podatnik nie będzie miał takiej możliwości, z powodów (...)

Data wystawiania/otrzymania e-faktur

Zgodnie z art. 116 ust. 3e ustawy o VAT za datę wystawienia faktury VAT RR i faktury VAT RR KOREKTA w KSeF będzie uznawana data (...)