| Lp. | Produkt | Cena | Ilość |
|---|
Elektronizacja dokumentacji pracowniczej - eBook
Możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej elektronicznie wprowadziła ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. poz. 357). Przepisy dotyczące elektronizacji dokumentacji pracowniczej budzą jednak wiele wątpliwości praktycznych, dlatego przygotowaliśmy dla Państwa dodatek, w którym poruszamy tematykę dotyczącą m.in. zasad przeprowadzania elektronizacji dokumentacji pracowniczej oraz technicznych wymagań w tym zakresie, postępowania w razie zmiany postaci dokumentacji, a także elektronizacji akt osobowych, elektronizacji w obszarze czasu pracy oraz wniosków urlopowych.
pokaż fragmenty artykułów
Wprowadzenie
Pracodawca jest obowiązany prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentację pracowniczą), a także przechowywać ją w sposób gwarantujący zachowanie poufności,...
I. Ogólne zasady elektronizacji dokumentacji pracowniczej
Z dniem 1 stycznia 2019 r. zmodyfikowano w art. 94 K.p. treść obowiązku zawartego w powołanym wcześniej...
1. Zmiana postaci dokumentacji i jej odwracalność
Ogólne zasady zmiany postaci dokumentacji pracowniczej wynikają z art. 948 K.p., w którym dopuszczono zmianę...
2. Możliwość etapowego przeprowadzania elektronizacji
Mimo początkowych wątpliwości w tym zakresie przyjęto, że ze względu na możliwość równoczesnego prowadzenia dokumentacji pracowniczej częściowo w postaci papierowej, a częściowo w postaci elektronicznej nie można również ograniczać etapowego wprowadzania elektronicznej...
3. Okresy przechowywania dokumentacji elektronicznej
Część pracodawców błędnie łączy ze sobą dwa procesy - złożenie w ZUS-ie raportów informacyjnych, czyli ZUS RIA oraz proces elektronizacji dokumentacji pracowniczej, przyjmując, że elektronizacja musi być poprzedzona złożeniem...
4. Dostęp pracownika do e-dokumentacji
Pracownik ma prawo wglądu do akt osobowych, a od dnia 1 stycznia 2019 r. przewidziano także wprost w przepisie ...
5. Dołączanie dokumentów papierowych do e-dokumentacji
Przeprowadzenie procesu elektronizacji dokumentacji nie oznacza, że w obiegu nie pojawią się już żadne dokumenty papierowe, dlatego ustawodawca przewidział standard postępowania w takich przypadkach. Otóż zgodnie z ...
II. Techniczne wymagania dotyczące elektronizacji dokumentacji pracowniczej
Do końca 2018 r. w przepisach prawa pracy nie było żadnej regulacji dotyczącej technicznych wymagań co do aplikacji wykorzystywanych w działach kadr i płac, a już od wielu lat są skutecznie wykorzystywane aplikacje...
1. Wymagania dla systemu teleinformatycznego
Zgodnie z § 9 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej,...
2. Rodzaje plików, jakie mogą być przechowywane
Z rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej wynika, że w systemie do archiwizacji dokumentacji pracowniczej przechowywane są dokumenty zapisane albo w postaci plików lub jako rekordy (dane) zapisane w bezie(ach) danych. Konkretny format dotyczy...
3. Metadane
Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej wprowadziło na grunt przepisów prawa pracy pojęcie metadanych, które jednak nie zostało zdefiniowane, a więc musimy odwołać się do jego ogólnego rozumienia. Najogólniejsza definicja metadanych...
4. Zasady przenoszenia danych pomiędzy systemami teleinformatycznymi
W rozdziale 4 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej uregulowano...
III. Zasady postępowania w razie zmiany postaci dokumentacji
Ustawodawca przyjął, że pracownicy powinni mieć wiedzę na temat postaci, w jakiej jest prowadzona ich dokumentacja pracownicza, gdyż wpływa to także na ich uprawnienia, np. możliwość wysłania wniosku elektronicznie...
1. Obowiązek informacyjny 1- lub 2-etapowy
W Kodeksie pracy obowiązku informacyjnego dotyczą dwa przepisy - art. 949 § 1 oraz...
2. Treść i sposób doręczenia informacji o zmianie postaci przechowywania dokumentacji pracowniczej
Zakres obowiązku informacyjnego różni się przedmiotowo, jeśli chodzi o pracowników i byłych pracowników i co więcej również sama nazwa pisma przekazywanego tym dwóm grupom pracowników także powinna być różna. W przypadku pracowników,...
3. Zasady wydawania poprzedniej postaci dokumentacji pracownikom
Sposób wydania poprzedniej postaci dokumentacji także jest uregulowany częściowo w Kodeksie pracy, a częściowo w rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej. Z Kodeksu pracy wynika tylko ogólna regulacja, zgodnie z którą w przypadku nieodebrania poprzedniej postaci...
IV. Elektronizacja akt osobowych
W ramach procesu elektronizacji dokumentacji pracowniczej z całą pewnością najbardziej skomplikowanym i czasochłonnym jej etapem będzie elektronizacja akt osobowych, która zresztą najczęściej następuje na końcu procesu przechodzenia na elektroniczną dokumentację, gdyż...
1. Audyt akt osobowych przed wdrożeniem e-teczek
Punktem wyjścia przy wdrażaniu elektronizacji w zakresie akt osobowych jest ponowne przyporządkowanie dokumentów do poszczególnych części e-teczki i jednoczesne przeprowadzenie audytu RODO w archiwalnych teczkach akt osobowych. Na tym etapie warto...
2. Dodatkowe zbiory dokumentów
Planując elektronizację akt osobowych trzeba zastanowić się nad tym, czy poza klasycznym podziałem akt osobowych na części A-D nie warto wprowadzić dodatkowych części e-dokumentacji, które w przyszłości ułatwią korzystanie...
3. Podział części B akt osobowych na podczęści
Od 1 stycznia 2019 r., zgodnie z § 4...
4. Kontynuowanie e-teczek i nowe e-teczki
Zagadnienie kontynuowania e-teczki ma związek ze zdarzającymi się w praktyce sytuacjami, gdy pracownik wraca do pracodawcy ponownie do pracy po przerwie nawet kilkuletniej. W tym zakresie obowiązuje ogólna zasada dotycząca...
V. Elektronizacja w obszarze czasu pracy
Elektronizacja w obszarze dokumentacji czasu pracy jest skomplikowana z dwóch względów, przede wszystkim dzięki temu, że w Kodeksie pracy istnieje kilka przepisów, które ciągle wymuszają formę pisemną dla niektórych wniosków składanych...
1. Zasady podziału dokumentacji pracowniczej dotyczącej czasu pracy na zbiory
Dokumentacja indywidualna z zakresu czasu pracy nie stanowi jednego zbioru w ramach dokumentacji pracowniczej, gdyż ostatecznie w stanowisku Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 15 kwietnia 2019 r. przyjęto, że dzieli się ona...
2. Dokumenty zbiorowe przechowywane na innych zasadach
W ramach dokumentów związanych z czasem pracy nie wszystkie dokumenty mają charakter indywidualny, a więc nie wszystkie wchodzą w zakres pojęcia "dokumentacja pracownicza" w rozumieniu obowiązującym od dnia 1 stycznia 2019 r. W przypadku czasu...
3. Obligatoryjna dokumentacja papierowa
W Kodeksie pracy w dziale VI dotyczącym czasu pracy istnieje ciągle kilka przepisów, które wymagają złożenia wniosku pisemnego przez pracownika, co znacząco utrudnia proces elektronizacji dokumentacji w tym obszarze, komplikując także...
4. Możliwość stosowania plików Excel w obszarze czasu pracy
Wprowadzenie od dnia 1 stycznia 2019 r. wymagań technicznych dotyczących dokumentacji pracowniczej spowodowało, że powszechnie używany w działach HR plik Excel nie może już służyć jako narzędzie do przechowywania dokumentacji...
VI. Elektronizacja wniosków urlopowych
Samodzielną część pozostałej dokumentacji pracowniczej stanowią wnioski urlopowe, ale opisując ten zbiór dokumentów należy zwrócić uwagę na brzmienie przepisu rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, które wskazuje, że należy przechowywać:...
1. Zakres wniosków podlegających elektronizacji
Dokumentacja urlopowa jest bardzo jednolita, gdyż składa się tak naprawdę z jednego rodzaju wniosku dotyczącego urlopu wypoczynkowego oraz ewentualnie z dokumentów związanych z przesuwaniem czy odwołaniem pracownika z urlopu. Biorąc pod uwagę...
2. Elektroniczne plany urlopów
Część pracodawców prowadzi plany urlopowe, które mają charakter zbiorczy i obejmują pracowników z danego obszaru/działu czy wręcz z całej firmy, co spowodowało pytania w praktyce, czy takie plany powinny być przechowywane w dokumentacji...
VII. Zmiany ułatwiające elektronizację dokumentacji pracowniczej
W 2022 r. procedowanych jest kilka nowelizacji przepisów prawa pracy i prawa podatkowego, które ułatwią działom kadr i płac prowadzenie elektronicznej dokumentacji. Z całą pewnością należy zwrócić uwagę na trzy ustawy lub projekty...
1. Oświadczenia podatkowe składane od dnia 1 stycznia 2023 r.
Zgodnie z nowym art. 31a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym...
2. Wnioski związane z rodzicielstwem
Nowelizacja Kodeksu pracy wdrażająca tzw. dyrektywę work-life balance wprowadzi możliwość złożenia większości wniosków w postaci elektronicznej, co będzie ogromnym przełomem, gdyż dotychczas wnioski o każdy urlop związany z rodzicielstwem musiały mieć...
3. Oświadczenia i dokumenty związane z wdrożeniem pracy zdalnej
Przepisy dotyczące pracy zdalnej będą pozwalały w zasadzie na całkowite pominięcie papierowych wniosków oraz oświadczeń i możliwe będzie wdrożenie w organizacji pracy zdalnej wyłącznie z zastosowaniem dokumentów elektronicznych. Ponadto, jeśli pracodawca zdecyduje,...
4. Oświadczenia związane z kontrolą trzeźwości
Wdrożenie przez pracodawcę kontroli trzeźwości lub kontroli na obecność w organizmie pracownika innych środków działających podobnie do alkoholu będzie wymagało od pracodawcy przede wszystkim wprowadzenia zmian do regulaminu pracy...
5. Oświadczenia związane z zatrudnianiem pracowników
Również zmiany wdrażające dyrektywę w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej przewidują możliwość, aby niektóre dokumenty, dla których dzisiaj jest jeszcze wymagana forma pisemna mogły być przekazane pracownikowi...
Trwa dodawanie produktu do koszyka.
