eBook Podróże służbowe - wybrane zagadnienia

pokaż fragmenty artykułów

WSTĘP

Przez podróż służbową rozumie się wykonywanie, na polecenie pracodawcy, zadania służbowego poza swoim stałym miejscem pracy lub poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy (...

I. DIETY W PODRÓŻY SŁUŻBOWEJ

1. Rozliczanie diet w podróży krajowej i zagranicznej - regulacje prawne

1.1. Diety w podróży krajowej

Aktualnie (od 1 stycznia 2023 r.) dieta z tytułu krajowej podróży służbowej wynosi 45 zł za dobę podróży. Należność z tytułu diet oblicza się za okres od rozpoczęcia podróży (wyjazdu)...

1.2. Diety w podróży zagranicznej

Dieta z tytułu podróży zagranicznej przeznaczona jest na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki. Przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej (określonej w ...

2. Diety w podróży służbowej pracowników - podatek dochodowy i składki ZUS

2.1. Wypłata diety a przychód pracownika

Diety wypłacane pracownikom z tytułu odbywania przez nich podróży służbowych (krajowych lub zagranicznych) stanowią ich przychód ze stosunku pracy. Za przychody takie uważa się bowiem m.in. wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne...

2.2. Diety z tytułu podróży służbowych pracowników a koszty pracodawcy

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w ...

2.3. Diety wypłacone pracownikom - składki ZUS

Podstawę wymiaru składek ZUS pracowników stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany przez nich u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Niektóre przychody pracowników zostały jednak...

II. NOCLEGI W PODRÓŻY SŁUŻBOWEJ PRACOWNIKA

1. Regulacje prawne dotyczące noclegów w podróży służbowej pracownika

Z rozporządzenia w sprawie podróży służbowej wynika, że z tytułu podróży krajowej oraz zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługuje m.in. zwrot kosztów noclegów. O zwrocie kosztów noclegów...

1.1. Podróż krajowa

Za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety (tj. 900 zł)....

1.2. Podróż zagraniczna

Dla Prenumeratorów GOFIN U ...

1.3. Rozliczenie kosztów podróży służbowej

Pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży krajowej lub podróży zagranicznej nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży. Do rozliczenia kosztów podróży służbowej pracownik załącza stosowne...

2. Rozliczenie noclegu pracownika a PIT i ZUS

2.1. Nocleg w podróży służbowej - PIT pracownika

Zasadniczo do przychodów ze stosunku pracy zalicza się m.in. świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika czy też wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych (...

2.2. Składki ZUS

Zasadniczo podstawę wymiaru składek ZUS stanowi przychód pracownika ze stosunku pracy. Co jednak ważne, podstawy tej nie stanowią m.in. diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika - do wysokości...

3. Zakup usługi noclegowej a VAT

3.1. Prawo do odliczenia VAT od noclegu w krajowej podróży służbowej

Zasadą jest, że podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia VAT od nabytych towarów lub usług w takim zakresie, w jakim te towary/usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, z uwzględnieniem ustawowych ograniczeń...

3.2. Nocleg w zagranicznej podróży służbowej a import usług

Usługi noclegowe uznawane są dla celów VAT za usługi związane z nieruchomościami, w związku z czym do ustalenia miejsca ich opodatkowania stosuje się regulacje zawarte w ...

4. Wydatki na noclegi pracowników w kosztach podatkowych pracodawcy

4.1. Kwalifikacja wydatków na noclegi pracowników do kosztów podatkowych

Ustawy o podatku dochodowym nie zawierają regulacji, które w sposób szczególny odnosiłyby się do możliwości ujmowania w kosztach uzyskania przychodów wydatków na noclegi w trakcie podróży służbowej pracownika. Stosuje się tu zatem...

4.2. Niepodlegający odliczeniu VAT naliczony od usługi noclegowej

Jak już wskazano, podatnicy nie mają prawa do odliczenia VAT od zakupu usługi noclegowej. Należy mieć na uwadze, że podatnicy mogą zaliczać do kosztów uzyskania przychodów m.in. VAT naliczony...

4.3. Moment potrącalności wydatków na noclegi pracowników w podróży służbowej

Odnosząc się do momentu, w którym wydatki na noclegi pracowników w podróży służbowej mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, warto przywołać pismo Ministerstwa Finansów (MF) z 16 sierpnia 2017 r., będące...

4.4. Wycena kosztu noclegu poniesionego w walucie obcej

W przypadku zagranicznej podróży służbowej wydatki na noclegi pracowników mogą być dokumentowane fakturą wystawioną w walucie obcej. Z przywołanego już pisma MF z 16 sierpnia 2017 r. wynika, że gdy pracodawca: ...

5. Ewidencja księgowa wydatków na noclegi pracowników

Wydatki na noclegi dla pracowników, ponoszone w trakcie ich podróży służbowych, obciążają koszty działalności operacyjnej pracodawcy. Faktura dokumentująca zakup usługi noclegowej może zostać ujęta w księgach rachunkowych pracodawcy...

III. WYDATKI ZWIĄZANE Z UŻYWANIEM SAMOCHODU W PODRÓŻY SŁUŻBOWEJ

1. Podróż służbowa pracownika samochodem służbowym

W podróżach służbowych pracowników mogą być wykorzystywane samochody osobowe, stanowiące własność pracodawcy (środki trwałe), najmowane, leasingowane lub prywatne samochody pracowników....

1.1. Samochód w podróży służbowej pracownika - podstawa prawna

Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. ...

1.2. Podróż służbowa a PIT pracownika i składki ZUS

Przychód pracownika Zasadniczo otrzymane przez pracownika od pracodawcy świadczenia stanowią dla pracownika przychód ze stosunku pracy (zob. ...

1.3. Wydatki związane z samochodem służbowym pracodawcy a VAT i koszty podatkowe pracodawcy

Prawo do odliczenia VAT od wydatków związanych z samochodami służbowymi Zgodnie z zasadą ogólną, podatnicy mogą odliczać VAT od nabytych towarów i usług w takim zakresie, w jakim te towary i usługi są wykorzystywane...

1.4. Ewidencja księgowa wydatków związanych z firmowymi samochodami w podróżach służbowych

Wydatki z tytułu podróży służbowych pracowników odbywanych firmowymi samochodami obciążają koszty działalności operacyjnej pracodawcy. Co istotne, dla celów bilansowych ww. wydatki obciążają koszty w pełnej wysokości, ustawodawca nie wprowadził tu bowiem...

2. Podróż służbowa prywatnym samochodem pracownika

2.1. Środek transportu wykorzystywany w podróży służbowej pracownika - podstawa prawna

Z rozporządzenia w sprawie podróży służbowej (dalej: rozporządzenia delegacyjnego) wynika m.in., że na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży służbowej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością...

2.2. Zwrot wydatków związanych z używaniem prywatnych samochodów w podróży służbowej - PIT i ZUS

Zwolnienie z PIT należności z tytułu podróży służbowych Wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych...

2.3. Prawo do odliczenia VAT od wydatków na samochody osobowe wykorzystywane w podróży służbowej pracowników

Zgodnie z ogólną zasadą, podatnicy mają prawo do odliczania VAT od nabytych towarów i usług w takim zakresie, w jakim te towary i usługi są (lub będą w przyszłości) wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, z uwzględnieniem...

2.4. Ujęcie w kosztach podatkowych wydatków z związanych z podróżami służbowymi pracowników

Zasadniczo wydatki związane z podróżami służbowymi pracowników mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, gdyż wykazują związek (z reguły pośredni) z uzyskiwanymi przez pracodawcę przychodami. Należy mieć jednak na uwadze ograniczenia...

2.5. Wydatki związane z podróżami służbowymi pracowników - ewidencja księgowa

Wydatki z tytułu podróży służbowej pracowników, w tym związane z wykorzystywaniem w tej podróży prywatnych samochodów osobowych pracowników, obciążają koszty działalności operacyjnej jednostki (pracodawcy). Wydatki te są ujmowane w kosztach bilansowych w pełnej wysokości,...

3. Zakup paliwa do samochodów służbowych w zagranicznej podróży służbowej

Podmioty gospodarcze często nabywają paliwo do samochodów osobowych wykorzystywanych na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej w trakcie podróży służbowych. ...

3.1. Rozliczenie zakupu paliwa dla celów VAT

Ustalając, jakie skutki na gruncie VAT ma zakup za granicą paliwa do służbowego samochodu osobowego w trakcie podróży służbowych, należy w pierwszej kolejności wskazać, że paliwo wlewane do baku samochodu...

3.2. Wydatki na zakup paliwa w zagranicznej podróży służbowej a CIT/PIT

Zaliczanie do kosztów podatkowych wydatków na zakup paliwa Zasady ujmowania w kosztach uzyskania przychodów wydatków na zakup za granicą paliwa do samochodów służbowych są analogiczne, jak w przypadku zakupu paliwa...

3.3. Ewidencja księgowa wydatków na zakup paliwa za granicą

Poniesione za granicą wydatki na zakup paliwa do samochodu służbowego, wykorzystywanego w zagranicznej podróży służbowej, obciążają koszty działalności operacyjnej jednostki (podobnie jak w przypadku zakupu paliwa na terytorium kraju). ...

IV. PODRÓŻE SŁUŻBOWE - ODPOWIEDZI NA PYTANIA CZYTELNIKÓW

1. Ujmowanie w kosztach podatkowych diet i innych należności z tytułu podróży służbowych pracowników

Spółka jawna osób fizycznych zatrudnia pracowników, którzy odbywają podróże służbowe. Diety i inne należności z tytułu tych podróży, zgodnie z regulaminem wynagradzania, wypłacane są (razem z wynagrodzeniami za pracę) do 10 dnia...

2. Wydatki spółki opodatkowanej estońskim CIT na podróże służbowe prezesa zarządu

Spółka z o.o. jest opodatkowana estońskim CIT. Wspólnik, pełniący funkcję prezesa zarządu tej spółki, wyjeżdża w podróże służbowe, odbywając podczas nich spotkania z kontrahentami lub potencjalnymi kontrahentami (np. negocjacje umów). W związku z tymi...

3. Czy pracodawca musi zwrócić pracownikowi wszystkie wydatki w związku z podróżą służbową prywatnym samochodem?

Pracownik odbył kilkudniową, krajową podróż służbową swoim samochodem. Przy rozliczeniu tej podróży przedstawił rachunki za płatny parking. Czy jesteśmy zobowiązani zwrócić te koszty, jeżeli rozliczamy przejazd w podróży służbowej...

4. Jaki kurs waluty obcej przyjąć do wyceny kosztu podatkowego z tytułu zagranicznej podróży służbowej pracowników?

1) W związku z zagranicznymi podróżami służbowymi pracowników spółka wypłaca im diety i ryczałty za noclegi w walucie obcej. Jaki kurs waluty obcej przyjąć do wyceny tych wydatków na potrzeby ich ujęcia...

5. Koszty podróży służbowych osób zatrudnionych na umowę zlecenia

Spółka zatrudnia osoby na podstawie umowy zlecenia, które w ramach świadczonych usług wyjeżdżają w podróże służbowe. Na jakim koncie kosztowym księgować wydatki związane z ich rozliczeniem? Czy może to być konto...

V. DIETY ZA DOBĘ PODRÓŻY ZAGRANICZNEJ ORAZ LIMITY NA NOCLEG W POSZCZEGÓLNYCH PAŃSTWACH

Lp. Państwo ...