eBook Stosowanie RODO w kadrach i płacach

pokaż fragmenty artykułów

WSTĘP

Wdrożenie w Polsce przepisów ...

I. OGÓLNE ZASADY RODO A STOSUNEK PRACY

Zatrudnienie pracownika z punktu widzenia przepisów dotyczących ochrony danych osobowych zawsze oznacza konieczność wykonania względem niego obowiązku informacyjnego, zgodnie z zasadami określonymi w ...

1. Kategorie danych osobowych przetwarzanych w stosunkach pracy

W stosunkach pracy są przetwarzane zarówno dane zwykłe, jak i dane szczególnych kategorii. Przez dane szczególnych kategorii, zgodnie z ...

2. Przesłanki przetwarzania danych osobowych przez pracodawcę

W przypadku stosunku pracy najczęstszą podstawą przetwarzania danych osobowych będzie niezbędność przetwarzania do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, czyli w tej sytuacji pracodawcy (...

3. Klauzula informacyjna dla pracownika

Klauzula informacyjna dla pracownika powinna zawierać wszystkie elementy wymagane przez ...

4. Upoważnienia do przetwarzania danych osobowych dla pracowników

Generalną zasadą wywodzoną z przepisów RODO jest konieczność upoważniania pracowników do przetwarzania danych osobowych, jeśli charakter ich pracy wiąże się z dostępem do danych osobowych. W Kodeksie pracy pojawia się dodatkowo...

5. Miejsce przechowywania dokumentów związanych z ochroną danych osobowych

Istnieją dwie różne praktyki dotyczące przechowywania upoważnień do przetwarzania danych osobowych nadanych pracownikom oraz klauzul informacyjnych dla pracowników. Część pracodawców przechowuje te dokumenty w aktach osobowych w części B, a część...

6. Powierzenie przetwarzania danych osobowych w stosunkach zatrudnienia

W stosunkach zatrudnienia wiele procesów podlega outsourcingowi na zewnątrz organizacji i wtedy w aspekcie ochrony danych osobowych pojawia się zasadnicze pytanie, czy powinno dojść do zawarcia umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych,...

II. PROCES ZATRUDNIENIA PRACOWNIKA

Po zmianach wprowadzonych do Kodeksu pracy w związku z wdrożeniem RODO do polskiego porządku prawnego uporządkowano dane osobowe, jakie mogą być przetwarzane na etapie rekrutacji, czyli od osób ubiegających się...

1. Dane gromadzone od kandydata do pracy

W przypadku kandydatów do pracy (osób ubiegających się o zatrudnienie), zgodnie z art. 22¹ § 1...

2. Dane gromadzone od pracownika

Należy pamiętać, że zgodnie z art. 26 K.p. stosunek pracy nawiązuje się w dniu określonym...

3. Przetwarzanie danych osobowych o niekaralności pracownika

Zgodnie z ...

4. Przetwarzanie danych osobowych dotyczących niepełnosprawności

Szczególne obostrzenia dotyczą danych dotyczących niepełnosprawności pracownika, czego dowodem jest specjalny przepis dodany do ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. z 2023 r....

5. Przetwarzanie danych osobowych na innych podstawach prawnych niż Kodeks pracy

Zatrudnienie pracownika pociąga za sobą szereg obowiązków wynikających z innych dziedzin prawa, np. zabezpieczenia społecznego, czy podatkowego, które również wiążą się z koniecznością przetwarzania danych osobowych pracownika. W tym przypadku podstaw...

III. PROWADZENIE AKT OSOBOWYCH

Odnosząc się do kwestii prowadzenia akt osobowych i aspektu ochrony danych osobowych, kluczowym zagadnieniem jest rozstrzygnięcie, jakie dokumenty mogą być przechowywane, a jakie nie w aktach osobowych. Znaczenie ma w tym zakresie...

1. Informacje dotyczące służby wojskowej

W 2019 r. zmiana rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej pociągnęła za sobą likwidację oficjalnych wzorów kwestionariuszy osobowych. Resort rodziny na stronach rządowych gov.pl zamieścił pomocnicze wzory, w których nie ujęto kwestii związanych...

2. Dokumenty, których nie powinno przechowywać się w aktach osobowych

W aktach osobowych nie powinny być przechowywane dokumenty niewynikające z prawa pracy, a więc niestanowiące dokumentacji pracowniczej, a będące elementem dokumentacji ubezpieczeniowej czy podatkowej. W odniesieniu do tego problemu UODO stwierdził jednak w stanowisku...

3. Usuwanie i aktualizacja danych w aktach osobowych

Zgodnie z wyjaśnieniami UODO z 27 sierpnia 2020 r., pracodawca przechowując dane w dokumentacji pracowniczej musi przetwarzać dane osobowe zgodnie z zasadami określonymi w ...

IV. CZAS PRACY I ABSENCJE PRACOWNIKÓW A KWESTIE OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH

W przypadku czasu pracy kluczowe ryzyka w zakresie ochrony danych osobowych wiążą się z dokumentami o charakterze zbiorowym, w których występują dane osobowe wielu pracowników, a chodzi tutaj przede wszystkim o trzy kategorie dokumentów: listy...

V. ASPEKTY PŁACOWE W KONTEKŚCIE OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH

Obsługa płacowa pracowników wiąże się z koniecznością przekazywania ich danych osobowych innym podmiotom w związku z wypełnianiem obowiązków ustawowych, w takich przypadkach dane pracowników są udostępniane takim podmiotom i nie ma podstaw do...

VI. ZAKŁADOWY FUNDUSZ ŚWIADCZEŃ SOCJALNYCH

Wdrożenie przepisów RODO w Polsce wiązało się ze zmianami także w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, dalej zwanej ustawą o Funduszu. Problematyka danych osobowych jest ujęta w jednym przepisie, a mianowicie w ...

1. Zasady udostępnienia danych pracodawcy

Zgodnie z art. 8 ust. 1a ustawy o Funduszu, udostępnienie danych osobowych osoby uprawnionej...

2. Zasady przyznawania świadczeń socjalnych

Świadczenia socjalne są przydzielane pracownikom najczęściej przez specjalne komisje socjalne działające na podstawie regulaminu ZFŚS albo przy udziale członków związku zawodowego, jednak w każdym przypadku osoby uczestniczące w takim procesie...

3. Obowiązkowe przeglądy danych i okres przechowywania danych ZFŚS

W 2019 r. wprowadzono nowy ustawowy obowiązek, jakim jest przegląd danych osobowych, zgromadzonych w związku z działalnością ZFŚS. Otóż pracodawca dokonuje przeglądu danych osobowych nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym w celu ustalenia...

VII. BHP A RODO

W zakresie obowiązków ze sfery bhp, które ciążą na pracodawcach i wiążą się ściśle z przetwarzaniem danych osobowych, należy wymienić przede wszystkim medycynę pracy i szkolenia bhp pracowników. Należy pamiętać, że pracodawca...

VIII. MONITORING PRACOWNIKÓW

Monitoring pracowników bez względu na jego postać powinien zostać wprowadzony na podstawie przepisów regulaminu pracy, ale z uwagi na jego duży wpływ na prywatność o jego wprowadzeniu pracownicy powinni zostać...

1. Monitoring wizyjny

Najczęściej stosowaną formą monitoringu pracowników jest monitoring wizyjny, który polega na prowadzeniu szczególnego nadzoru nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację...

2. Monitoring służbowej poczty elektronicznej

Drugą formą monitoringu pracowników jest monitoring poczty elektronicznej, który został uregulowany w art. 22³...

3. Inne formy monitoringu

Monitorowanie czasu pracy pracowników za pomocą systemów elektronicznych jest bez wątpienia inną formą monitoringu, która nie została ujęta wprost w przepisach Kodeksu pracy. Nie może jednak budzić wątpliwości, że...

IX. KONTROLA TRZEŹWOŚCI I NA OBECNOŚĆ W ORGANIZMIE ŚRODKÓW DZIAŁAJĄCYCH PODOBNIE DO ALKOHOLU

Z dniem 21 lutego 2023 r. do Kodeksu pracy zostały wprowadzone przepisy dotyczące kontroli trzeźwości pracowników i kontroli na obecność w ich organizmach innych środków działających podobnie do alkoholu. W praktyce rozpoczęcie takich...

X. PRACA ZDALNA

Od 7 kwietnia 2023 r. obowiązują przepisy o pracy zdalnej, które zostały dodane do Kodeksu pracy. Wśród nich znajduje się przepis dotyczący wprost problematyki ochrony danych osobowych, tj. ...

XI. ZBIOROWE PRAWO PRACY A OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

W zakresie zbiorowego prawa pracy należy zwrócić szczególnie uwagę na dwa aspekty: konsultacje w indywidualnych sprawach pracowniczych, w przypadku których konieczne jest najpierw ustalenie, czy dany pracownik korzysta z obrony związkowej, czy...

XII. ZWALNIANIE PRACOWNIKÓW

W kontekście zwolnienia pracownika z pracy pojawiają się często u pracodawcy pytania, czy można o tym fakcie poinformować załogę lub można nadal wykorzystać skrzynkę mailową byłego pracownika, aby nie stracić kontaktu z klientami,...